Was § 1 Abs. 2 BetrKV ausschließt
Die Betriebskostenverordnung nennt zwei Gruppen, die keine Betriebskosten sind (Gesetzestext):
- Verwaltungskosten: die Kosten der für die Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten der Jahresabschlussprüfung und die Kosten der Geschäftsführung.
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Kosten, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen.
Die Liste aus der Praxis
| Kosten | Grund |
|---|---|
| Hausverwaltung, WEG-Verwalter | Verwaltung |
| Kontoführung, Bankgebühren, Porto | Verwaltung |
| Steuerberatung, Kosten der Abrechnung selbst | Verwaltung |
| Reparaturen aller Art | Instandsetzung |
| Wartungsverträge mit Reparaturanteil, soweit der Anteil reicht | Instandsetzung |
| Erhaltungsrücklage der Eigentümergemeinschaft | Vorsorge für Instandhaltung |
| Schönheitsreparaturen im Treppenhaus | Instandhaltung |
| Anschaffung von Geräten, Tonnen, Rauchmeldern | keine laufenden Kosten |
| Miete von Rauchwarnmeldern | steht der Anschaffung gleich, BGH VIII ZR 379/20 |
| Kabelgebühren ab 01.07.2024 | § 2 Nr. 15 BetrKV, siehe Kabel-TV |
| Vermieter-Rechtsschutz, Mietausfallversicherung | keine Sach- oder Haftpflichtversicherung des Gebäudes |
| Einmalige Einsätze aus konkretem Anlass | nicht laufend |
| Zinsen, Abschreibung | keine Betriebskosten |
| Anteil leerer oder selbst genutzter Wohnungen | bleibt beim Vermieter, siehe Leerstand |
Dazu kommt jede Kostenart, die zwar in § 2 BetrKV steht, aber nicht in Ihrem Mietvertrag vereinbart ist.
Gemischte Rechnungen
Die meisten Fehler entstehen nicht bei der reinen Reparaturrechnung. Sie entstehen bei Rechnungen, in denen umlagefähige und nicht umlagefähige Leistungen zusammen stecken:
- Der Hausmeister mäht den Rasen und tauscht nebenbei ein Türschloss. Mehr dazu unter Hauswart.
- Der Vollwartungsvertrag für den Aufzug enthält Ersatzteile.
- Die Kombipolice des Versicherers enthält Rechtsschutz.
- Die Heizungswartung enthält den Austausch einer Pumpe.
In all diesen Fällen müssen Sie den nicht umlagefähigen Teil herausrechnen. Gelingt das nur durch Schätzung, erklären Sie in der Abrechnung, wie Sie geschätzt haben.
Rechenbeispiel: die Ausgaben eines Jahres sortieren
Ein Dreifamilienhaus mit drei gleich großen Wohnungen von je 80 m². Der Vermieter hat im Jahr diese Ausgaben (Beispielwerte):
| Ausgabe | Betrag | umlagefähig | nicht umlagefähig |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 540,00 € | 540,00 € | |
| Wohngebäudeversicherung | 980,00 € | 980,00 € | |
| Wartung der Heizung | 190,00 € | 190,00 € | |
| Austausch der Heizungspumpe | 410,00 € | 410,00 € | |
| Müllgebühren | 640,00 € | 640,00 € | |
| Hausmeister, davon 300,00 € Reparaturen | 1.800,00 € | 1.500,00 € | 300,00 € |
| Treppenhaus streichen | 1.250,00 € | 1.250,00 € | |
| Steuerberatung, Anteil Vermietung | 300,00 € | 300,00 € | |
| Kontoführung | 72,00 € | 72,00 € | |
| Porto für Mieterpost | 18,00 € | 18,00 € | |
| Summe | 6.200,00 € | 3.850,00 € | 2.350,00 € |
Die Heizungswartung läuft über die Heizkostenabrechnung, die übrigen umlagefähigen Posten über die Betriebskosten. Hätte der Vermieter alle 6.200,00 € umgelegt, hätte jede Wohnung 783,33 € zu viel gezahlt. Ein Mieter, der die Belege ansieht, findet das, und die Korrektur kostet am Ende mehr Zeit als die saubere Trennung von Anfang an.
Eigentumswohnung: die Hausgeldabrechnung umrechnen
Bei einer vermieteten Eigentumswohnung ist die Hausgeldabrechnung die Grundlage, aber nicht die Betriebskostenabrechnung. Verwalterhonorar, Erhaltungsrücklage, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum und Bankgebühren der Gemeinschaft stehen darin und gehören nicht auf den Mieter. Viele Verwaltungen kennzeichnen die umlagefähigen Posten; prüfen Sie trotzdem jede Zeile. Mehr dazu unter Nebenkostenabrechnung für die Eigentumswohnung.
Im Formular
Je Kostenart gibt es das Feld „davon nicht umzulegen“. Dort tragen Sie Reparaturanteile ein, und in der Abrechnung steht offen, was verteilt wurde und was bei Ihnen bleibt. Verwaltungskosten, Rücklage und Bankgebühren tragen Sie gar nicht erst ein. Wenn Sie nach dem Sortieren den Rest nicht selbst rechnen möchten: Angaben eintragen, das Programm verteilt die umlagefähigen Kosten auf den Cent und liefert je Mieter die fertige PDF, für drei Wohnungen 39 €. Die vollständige Übersicht der umlagefähigen Arten steht in der Liste der Kostenarten.
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Häufige Fragen
Darf ich die Verwaltergebühr meiner Eigentumswohnung auf den Mieter umlegen?
Nein. Die Vergütung des WEG-Verwalters gehört zu den Verwaltungskosten im Sinne von § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV. Gleiches gilt für die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Beides steht in der Hausgeldabrechnung und muss vor der Umlage herausgenommen werden.
Was passiert, wenn ich versehentlich nicht umlagefähige Kosten abgerechnet habe?
Die Abrechnung ist dann in diesem Punkt inhaltlich falsch. Der Mieter kann das innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang einwenden (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) und zu viel gezahlte Beträge zurückverlangen. Sie können die Abrechnung zugunsten des Mieters jederzeit korrigieren.