Was das Gesetz sagt
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB, Gesetzestext).
Für ein Abrechnungsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 heißt das: Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Rechnen Sie einen anderen Zeitraum ab, etwa vom 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026, endet die Frist am 30. Juni 2027.
Rechenbeispiel
Ein Mieter hat im Jahr 2025 monatlich 150 € vorausgezahlt, zusammen 1.800,00 €. Seine Kosten liegen bei 2.347,36 €, er müsste also 547,36 € nachzahlen. Geht die Abrechnung am 3. Januar 2027 bei ihm ein, ist diese Nachforderung verloren. Hätte er dagegen nur 2.100,00 € Kosten gehabt, müssten Sie ihm die 300,00 € Guthaben trotzdem auszahlen.
Was „zugegangen“ bedeutet
Ein Brief ist zugegangen, wenn er so in den Bereich des Mieters gelangt, dass dieser ihn unter normalen Umständen lesen kann. In der Praxis: Er liegt im Briefkasten, und zu dieser Zeit wird üblicherweise noch geleert. Wer am Abend des 31. Dezember einwirft, geht ein Risiko ein.
Beweisen müssen im Streitfall Sie, dass die Abrechnung rechtzeitig angekommen ist. Ein einfacher Brief hilft dabei wenig. Üblich sind diese Wege:
- Einwurf durch Sie selbst oder einen Boten, der den Inhalt gesehen hat und Datum und Uhrzeit notiert
- Einwurf-Einschreiben. Der Bundesgerichtshof lässt den Einlieferungsbeleg zusammen mit dem unterschriebenen Auslieferungsbeleg des Zustellers als Anscheinsbeweis gelten, den bloßen Sendungsstatus aus dem Internet aber nicht (BGH, Urteil vom 11.05.2023, V ZR 203/22)
- persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung
Mehr dazu auf der Seite Zustellung und Nachweis.
Wann Sie spätestens anfangen sollten
Für die meisten privaten Vermieter ist der Engpass die Heizkostenabrechnung des Messdienstes oder die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Beides kommt oft erst im Frühjahr oder Sommer. Sobald diese Unterlagen da sind, ist der Rest schnell erledigt: Mit unserem Formular brauchen Sie für ein Dreifamilienhaus etwa eine halbe Stunde, die fertigen Dateien kommen meist wenige Minuten nach der Zahlung.
In Ihrer Übersicht für den Vermieter steht das Fristdatum ganz oben. Ab Dezember wird es dort gelb markiert, in den letzten zehn Tagen rot, mit dem Hinweis, dass Briefpost dann eventuell nicht mehr rechtzeitig ankommt.
Wenn die Frist schon vorbei ist
Abrechnen müssen Sie trotzdem, und Guthaben sind auszuzahlen. Was sonst noch geht, steht auf der Seite Frist nicht eingehalten.
Das Bestellformular wird geladen.
Häufige Fragen
Reicht es, wenn ich die Abrechnung am 31. Dezember einwerfe?
Wenn Sie sie selbst oder durch einen Boten bis zum 31. Dezember in den Briefkasten des Mieters werfen, kann sie noch rechtzeitig zugehen. Ein Einwurf am Silvesterabend ist aber riskant, weil an diesem Tag nicht mehr mit einer Leerung gerechnet werden muss. Planen Sie lieber einige Tage Puffer ein.
Gilt die Frist auch, wenn mein Mieter ein Guthaben bekommt?
Die Frist schließt nur Nachforderungen aus. Ein Guthaben steht dem Mieter auch nach Fristablauf zu, und abrechnen müssen Sie trotzdem.
Was ist, wenn der Messdienst zu spät liefert?
Das Gesetz lässt eine Nachforderung nach Fristende nur zu, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ob das bei einem säumigen Messdienst zutrifft, hängt vom Einzelfall ab. Sicherer ist es, die Messdienst-Abrechnung früh anzufordern und notfalls nachzuhaken.