Die Wege im Vergleich
Persönliche Übergabe gegen Unterschrift. Der sicherste Weg. Lassen Sie sich auf einer Kopie des Anschreibens den Empfang mit Datum bestätigen.
Einwurf durch einen Boten. Ein Bote, der das Anschreiben und die Anlagen gesehen hat, wirft den Umschlag ein und notiert Datum, Uhrzeit und Briefkasten. Er kann das später als Zeuge bestätigen. Das kann auch ein Bekannter sein, nur nicht Sie selbst, wenn Sie später auf Zeugen angewiesen sind.
Einwurf-Einschreiben. Die Post wirft den Brief ein und dokumentiert das. Der Bundesgerichtshof sieht einen Anscheinsbeweis für den Zugang, wenn der Zusteller vor dem Einwurf das Abziehetikett auf einen Auslieferungsbeleg klebt und diesen mit Datum unterschreibt. Der Einlieferungsbeleg zusammen mit dem Sendungsstatus aus dem Internet reicht dafür nicht (BGH, Urteil vom 11.05.2023, V ZR 203/22). Fordern Sie deshalb die Reproduktion des Auslieferungsbelegs an und heben Sie sie auf. Was im Umschlag war, beweist das Einschreiben nicht; legen Sie eine Kopie mit Datum zu Ihren Unterlagen.
Einschreiben mit Rückschein. Holt der Mieter den Brief nicht ab, ist er nicht zugegangen. Für eine Frist ist das der unsicherste Weg.
Einfacher Brief, E-Mail, Messenger. Kann reichen, solange niemand den Erhalt bestreitet. Als Nachweis taugen sie wenig.
Zeitplan im Dezember
Briefe brauchen um Weihnachten länger. Für ein Abrechnungsjahr 2025 sollten Sie spätestens Mitte Dezember 2026 versenden, wenn Sie die Post nutzen. In den letzten Tagen vor dem 31. Dezember ist der Einwurf durch Sie selbst mit Zeugen oder durch einen Boten der verlässlichste Weg. Am 31. Dezember selbst nur vormittags einwerfen.
Was Sie für sich festhalten
- Kopie der kompletten Abrechnung mit Anlagen, so wie sie verschickt wurde
- Versandweg, Datum, bei Boten Name und Uhrzeit
- Einlieferungsbeleg und Auslieferungsbeleg beim Einwurf-Einschreiben
Versand-Checkliste in Ihrer Übersicht
Mit jeder Abrechnung bekommen Sie eine Übersicht, in der für jeden Mieter eine Zeile mit Kästchen steht: durchgesehen, unterschrieben, Anlagen beigelegt, Versandweg, Datum. Oben steht das Datum, bis zu dem die Abrechnungen zugegangen sein müssen. Ausgezogene Mieter sind mit ihrer neuen Anschrift aufgeführt, damit dorthin geschickt wird.
Mehr zur Frist: Nebenkostenabrechnung Frist.
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Häufige Fragen
Reicht eine E-Mail?
Für die Abrechnung genügt die Textform, eine E-Mail kann also ausreichen. Den Zugang beweisen Sie damit aber schwer. Eine Lesebestätigung oder eine Antwort des Mieters hilft. Im Zweifel zusätzlich auf Papier zustellen.
Was ist mit WhatsApp?
Auch das ist Textform, der Nachweis ist aber ähnlich schwierig wie bei der E-Mail. Für eine Nachzahlung kurz vor Fristende würden wir uns darauf nicht verlassen.