Was hineingehört
- Abrechnungszeitraum und Wohnung, damit klar ist, worum es geht
- das Ergebnis in einem Satz: Kosten, geleistete Vorauszahlungen, Nachzahlung oder Guthaben
- bei Nachzahlung: Zahlungsziel und Bankverbindung mit Verwendungszweck
- bei Guthaben: wann und wie es ausgezahlt oder verrechnet wird
- der Hinweis, dass die Belege eingesehen werden können
- auf Wunsch die neue monatliche Vorauszahlung mit dem Monat, ab dem sie gilt
Was nicht hineingehört: Rechtfertigungen, Vorwürfe oder lange Erklärungen zu einzelnen Kostenarten. Wenn sich etwas stark verändert hat, etwa die Grundsteuer, reicht ein sachlicher Satz mit beiden Beträgen.
Mustertext Nachzahlung
Sehr geehrte Frau Berg,
anbei erhalten Sie die Abrechnung der Betriebs- und Heizkosten für Ihre Wohnung im Erdgeschoss für den Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025.
Für Ihre Nutzungszeit ergeben sich Kosten von 2.347,36 €. Sie haben in dieser Zeit Vorauszahlungen von 1.800,00 € geleistet. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung von 547,36 €.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 31.10.2026 auf folgendes Konto: …
Die Rechnungen und Belege können Sie nach vorheriger Terminabsprache bei mir einsehen.
Mustertext Guthaben
Für Ihre Nutzungszeit ergeben sich Kosten von 1.468,90 €. Sie haben in dieser Zeit Vorauszahlungen von 1.800,00 € geleistet. Daraus ergibt sich ein Guthaben von 331,10 € zu Ihren Gunsten. Das Guthaben verrechne ich mit der nächsten fälligen Miete.
Ist der Mieter ausgezogen, verrechnen Sie nicht, sondern überweisen. Dann gehört der Satz dazu, dass er eine geänderte Bankverbindung mitteilen soll.
Neue Vorauszahlung im selben Brief
Nach einer Abrechnung dürfen Sie die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das geht im selben Brief:
Auf Grundlage dieser Abrechnung passe ich die monatliche Vorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB an: Ab der Miete für Dezember 2026 beträgt sie 196,00 € statt bisher 150,00 €.
Ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist dabei nicht erlaubt (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10). Wir rechnen die neue Vorauszahlung deshalb aus den tatsächlichen Jahreskosten des Mieters, geteilt durch zwölf, auf volle Euro aufgerundet.
So entsteht das Anschreiben bei uns
Der Brief ist eine feste Vorlage in DIN-5008-Form mit Ihrem Namen im Kopf, dem Mieter im Anschriftfeld und allen Zahlen aus der Rechnung. Sie wählen einen sachlichen oder einen persönlicheren Ton. Nur der Absatz zu Veränderungen gegenüber dem Vorjahr wird mit KI formuliert und danach automatisch kontrolliert: Er darf keine Zahl enthalten, die nicht aus Ihrer Abrechnung stammt. Jedes Anschreiben bekommen Sie zusätzlich als Word-Datei.
Das Bestellformular wird geladen.
Häufige Fragen
Muss ich das Anschreiben unterschreiben?
Die Abrechnung braucht keine Schriftform im Sinne einer Unterschrift; Textform genügt nach überwiegender Auffassung. Eine Unterschrift schadet aber nicht und wirkt ordentlich.
Welches Zahlungsziel ist üblich?
Üblich sind 30 Tage. Dem Mieter muss Zeit bleiben, die Abrechnung durchzusehen und die Belege einzusehen. Im Formular wählen Sie 14 oder 30 Tage nach Briefdatum.