Woher das Recht kommt
Wer abrechnen muss, muss die Belege vorlegen, soweit solche üblicherweise erteilt werden (§ 259 Abs. 1 BGB, Gesetzestext). Für die Betriebskostenabrechnung bedeutet das: Der Mieter darf alle Unterlagen sehen, die hinter den Zahlen stehen. Dazu gehören Rechnungen, Gebühren- und Grundsteuerbescheide, Verträge mit Dienstleistern, die Einzelabrechnung des Messdienstes, bei der Eigentumswohnung die Hausgeldabrechnung und auf Wunsch auch die Zahlungsbelege. Für Zahlungsbelege hat der BGH das ausdrücklich bestätigt (Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19).
Original, Kopie oder PDF
Der Mieter hat grundsätzlich Anspruch auf Einsicht in die Originale, ohne ein besonderes Interesse darlegen zu müssen (BGH, Urteil vom 15.12.2021, VIII ZR 66/20, Entscheidung bei dejure.org). Nur ausnahmsweise kann es nach Treu und Glauben genügen, Kopien oder Scans vorzulegen.
Einen Anspruch auf zugeschickte Fotokopien hat der Mieter dagegen grundsätzlich nicht. Der Vermieter darf ihn auf die Einsicht verweisen, auch um Unklarheiten gleich im Gespräch zu erklären (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05, Urteil beim BGH). Kopien schuldet er ausnahmsweise, wenn dem Mieter die Einsicht in den Räumen des Vermieters nicht zuzumuten ist.
Für private Vermieter heißt das praktisch: Wohnen Sie im selben Ort oder im selben Haus, laden Sie zu einem Termin ein. Wohnt der Mieter weit weg oder sind Sie selbst weit weg, bieten Sie Kopien oder PDFs an oder bringen Sie die Ordner zu einem Termin in die Wohnung mit.
Was passiert, wenn Sie nicht reagieren
Solange der Vermieter die Überprüfung nicht ermöglicht, kann der Mieter die Nachzahlung nach § 273 BGB zurückhalten (BGH, VIII ZR 78/05). Bei einer Nachzahlung von 350,00 € bedeutet das: Kein Geld, keine Verzugszinsen, und vor Gericht verlieren Sie Zeit und womöglich Kosten. Wer die Einsicht schnell und freundlich anbietet, nimmt dem Streit früh die Luft.
Ein zweiter Punkt: Ihre Abrechnung sollte einen Hinweis auf die Möglichkeit der Belegeinsicht enthalten. Pflicht ist das nicht, es zeigt aber, dass Sie nichts zu verbergen haben.
Musterantwort auf eine Anfrage
Sehr geehrter Herr Beispiel,
vielen Dank für Ihre Nachricht vom 03.07.2026. Gern können Sie die Belege zur Betriebskostenabrechnung 2025 einsehen. Ich schlage Ihnen dafür Dienstag, 14.07.2026, oder Donnerstag, 16.07.2026, jeweils um 18 Uhr vor, bei mir im Erdgeschoss. Die Unterlagen liegen vollständig vor, auch die Einzelabrechnung des Messdienstes und der Grundsteuerbescheid.
Passen Ihnen beide Termine nicht, nennen Sie mir gern einen anderen. Wenn es Ihnen lieber ist, schicke ich Ihnen die Belege auch als PDF per E-Mail.
Mit freundlichen Grüßen
Legen Sie zum Termin die Belege in der Reihenfolge der Abrechnung bereit, mit der Abrechnung obenauf, und notieren Sie hinterher Datum und Dauer der Einsicht.
Belege in Ordnung halten
Je klarer die Abrechnung jede Zahl herleitet, desto weniger Fragen entstehen. Wenn jede Kostenart mit Gesamtbetrag, Schlüssel und Anteil dasteht, findet der Mieter die passende Rechnung in Sekunden. Prüfen kann er auch, ob die Kosten zum Mietvertrag passen; was er dabei üblicherweise einwendet, steht auf der Seite Widerspruch des Mieters. Die formellen Anforderungen finden Sie unter Mindestangaben.
Möchten Sie eine Abrechnung, die jede Zeile nachvollziehbar zeigt und den Hinweis auf die Belegeinsicht schon enthält? Angaben eintragen: Sie bekommen je Mieter die PDF, dazu eine Excel-Datei mit jeder Rechenzeile, die Sie zum Einsichtstermin mitnehmen können.
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Häufige Fragen
Muss ich dem Mieter Kopien der Belege schicken?
Grundsätzlich nicht. Der Mieter preisfreien Wohnraums hat nach dem BGH keinen allgemeinen Anspruch auf Fotokopien (Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05). Anders ist es, wenn ihm die Einsicht in Ihren Räumen nicht zuzumuten ist, etwa wegen großer Entfernung. Kopien zu schicken, kann trotzdem der einfachere Weg sein.
Reicht es, wenn ich die Belege als PDF schicke?
Wenn der Mieter einverstanden ist, ja. Verlangt er die Originale, hat er darauf nach dem BGH grundsätzlich Anspruch (Urteil vom 15.12.2021, VIII ZR 66/20). Nur ausnahmsweise genügen nach Treu und Glauben Kopien oder Scans; ob ein solcher Fall vorliegt, hängt von den Umständen ab.
Wie lange nach der Abrechnung kann der Mieter Einsicht verlangen?
Jedenfalls solange er Einwendungen erheben kann, also bis zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Heben Sie die Belege mindestens so lange auf, aus steuerlichen Gründen meist ohnehin länger.