Die Frist für Einwendungen
§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB (Gesetzestext): Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Beispiel: Die Abrechnung 2025 geht am 14.05.2026 zu. Einwände muss der Mieter bis zum 31.05.2027 erheben. Hat er die Nachzahlung bezahlt und widerspricht er im März 2027, ist das noch rechtzeitig.
Für Sie ist das ein Grund mehr, den Zugang zu dokumentieren: Ohne Zugangsdatum lässt sich auch das Ende seiner Frist nicht bestimmen.
Typische Einwände und wie Sie reagieren
| Einwand | Ihre Prüfung | Mögliche Antwort |
|---|---|---|
| „Diese Kostenart steht nicht in meinem Vertrag.“ | Mietvertrag lesen, auch Anlagen und Verweise auf die Betriebskostenverordnung | Fundstelle nennen oder Position streichen |
| „Die Wohnfläche stimmt nicht.“ | Vertrag, Grundriss, Wohnflächenberechnung | Berechnung beilegen oder korrigieren |
| „Da sind Reparaturen drin.“ | Hausmeister- und Gartenrechnungen auf Reparaturanteile prüfen | Anteil herausrechnen, siehe Korrektur |
| „Die Heizkosten sind nach Fläche verteilt.“ | Gilt die Heizkostenverordnung im Haus? | Ausnahme belegen oder Kürzung um 15 % hinnehmen |
| „Die CO2-Aufteilung fehlt.“ | Liegt eine CO2-Anlage bei? | Nachreichen; sonst sind 3 % Kürzung möglich |
| „Die Kosten sind viel zu hoch.“ | Verträge, Angebote, Vorjahre vergleichen | Kosten erklären, Belegeinsicht anbieten |
Antworten Sie schriftlich, Punkt für Punkt, und bieten Sie die Belegeinsicht an. Wo der Mieter recht hat, korrigieren Sie mit einer vollständigen neuen Abrechnung. Wo nicht, erklären Sie kurz, warum, mit Fundstelle. Bezahlt er nur den unstreitigen Teil, ist das ein vernünftiger Zwischenstand.
Das Wirtschaftlichkeitsgebot
Beim Abrechnen ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Sie dürfen also keine überhöhten Kosten umlegen, etwa einen Hausmeistervertrag weit über Marktpreis.
Behauptet der Mieter einen Verstoß, muss er ihn darlegen und beweisen. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass dafür die bloße Behauptung nicht reicht, eine Kostenposition übersteige den bundesweiten Durchschnitt für vergleichbare Wohnungen. Den Betriebskostenspiegel des Mieterbundes hat er dafür ausdrücklich als nicht ausreichend angesehen. Eine sekundäre Darlegungslast des Vermieters besteht in der Regel nicht (BGH, Urteil vom 06.07.2011, VIII ZR 340/10, Entscheidung bei dejure.org).
Das heißt nicht, dass Sie Ausreißer ignorieren sollten. Ein Vergleich vor dem Versand zeigt, wo Fragen kommen werden.
Rechenbeispiel: ein Ausreißer
Ein Haus mit 240 m² Wohnfläche zahlt 1.650,00 € im Jahr für die Gebäudeversicherung. Das sind 1.650,00 € / 240 m² / 12 = 0,57 € je m² und Monat. Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes für das Abrechnungsjahr 2024 nennt für Sach- und Haftpflichtversicherung durchschnittlich 0,31 € je m² und Monat (Betriebskostenspiegel), für dieses Haus also 892,80 € im Jahr.
Vor Gericht reicht dieser Vergleich dem Mieter allein nicht. Aber er wird fragen. Wenn Sie wissen, warum Ihre Prämie höher liegt, etwa wegen einer Elementarversicherung oder eines Leitungswasserschadens in der Vergangenheit, können Sie es in zwei Sätzen erklären. Und wenn es keinen Grund gibt, ist es Zeit für ein Vergleichsangebot.
Einwänden vorbeugen
Die meisten Widersprüche entstehen an Positionen, die der Mieter nicht nachvollziehen kann. Bestellen Sie zur Abrechnung den Kostencheck für 4,90 € dazu: Ihre Kostenarten werden mit dem Betriebskostenspiegel verglichen, so dass Sie Ausreißer sehen, bevor der Mieter danach fragt. Zum Formular; die Abrechnung selbst kommt je Mieter als PDF mit allen Mindestangaben, die Rechnung in einer Excel-Datei mit jeder Zeile.
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Häufige Fragen
Muss ich auf einen Widerspruch überhaupt antworten?
Eine gesetzliche Antwortpflicht gibt es nicht. Eine sachliche Antwort ist aber fast immer der schnellere Weg zum Geld, denn ein Mieter, dessen Einwand unbeantwortet bleibt, zahlt selten. Bietet er an, die Belege einzusehen, sollten Sie das ermöglichen.
Kann der Mieter nach zwölf Monaten noch widersprechen?
In der Regel nicht. Nach Ablauf der Frist kann er Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB).
Der Mieter sagt, die Kosten liegen über dem Betriebskostenspiegel. Reicht das?
Nach dem BGH nicht. Wer einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot behauptet, muss ihn darlegen und beweisen; der Hinweis auf bundesweite Durchschnittswerte genügt dafür nicht (Urteil vom 06.07.2011, VIII ZR 340/10).