Formeller oder inhaltlicher Fehler
Für die Korrektur kommt es zuerst darauf an, welche Art Fehler vorliegt.
Formelle Fehler machen die Abrechnung unwirksam: Es fehlen die Gesamtkosten einer Kostenart, der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils oder der Abzug der Vorauszahlungen, oder die Abrechnung ist so unverständlich, dass der Mieter sie nicht nachvollziehen kann. Eine solche Abrechnung wahrt die Frist nicht. Sie müssen sie innerhalb der Frist durch eine formell ordnungsgemäße ersetzen. Welche Angaben dazugehören, steht auf der Seite Mindestangaben.
Inhaltliche Fehler betreffen die Zahlen: ein Tippfehler bei einem Rechnungsbetrag, eine Kostenart, die nicht vereinbart ist, eine falsche Fläche, ein Rechenfehler. Die Abrechnung bleibt wirksam und wahrt die Frist. Korrigieren dürfen Sie trotzdem.
Die Grenze: das Ergebnis der ersten Abrechnung
Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass eine formell ordnungsgemäße Abrechnung die Frist auch dann wahrt, wenn sie inhaltlich falsch ist. Korrigiert der Vermieter nach Ablauf der Frist und kommt dabei auf eine höhere Nachforderung, bleibt der Mieter nur zur Zahlung des ursprünglich berechneten Betrags verpflichtet (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04, Entscheidung bei dejure.org).
Daraus folgen drei Regeln:
- Vor Fristablauf dürfen Sie in beide Richtungen korrigieren. Für eine höhere Nachzahlung muss die korrigierte Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist zugehen (Frist).
- Nach Fristablauf dürfen Sie zugunsten des Mieters korrigieren. Das sollten Sie auch, wenn Sie zu viel berechnet haben.
- Nach Fristablauf ist alles, was über das ursprüngliche Ergebnis hinausgeht, verloren. Die Ausnahme sind Kosten, deren verspätete Abrechnung Sie nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), etwa ein Grundsteuerbescheid, der erst später kam.
Rechenbeispiel
Abrechnung 2025, dem Mieter am 20.06.2026 zugegangen. Ergebnis: 184,20 € Nachzahlung. Im Oktober 2026 merken Sie, dass Sie die Gebäudeversicherung mit 1.020,00 € statt 1.200,00 € eingetragen haben. Der Mieter trägt 80 von 240 m², sein Anteil steigt also um 180,00 € × 80 / 240 = 60,00 €.
Schicken Sie die korrigierte Abrechnung bis zum 31.12.2026, und geht sie dem Mieter nachweisbar zu, schuldet er 244,20 €. Geht sie erst im Januar 2027 zu, bleibt es bei 184,20 €. Die 60,00 € tragen Sie.
Umgekehrt: Hätten Sie die Versicherung zu hoch eingetragen, müssten Sie dem Mieter auch nach Fristablauf erstatten. Er kann diesen Fehler zwölf Monate nach Zugang rügen.
Wie eine Korrektur aussieht
Schicken Sie eine vollständige neue Abrechnung, auch wenn sich nur eine Zeile ändert. Schreiben Sie dazu, dass sie die Abrechnung vom 20.06.2026 ersetzt, welche Position sich geändert hat und warum, und was das für das Ergebnis bedeutet. Hat der Mieter schon gezahlt, nennen Sie den verbleibenden Betrag oder die Erstattung. Stellen Sie die korrigierte Fassung genauso nachweisbar zu wie die erste (Zustellung und Nachweis).
Kommt die Korrektur auf Anlass eines Einwands des Mieters, antworten Sie auf seinen Einwand mit. Wie Sie mit Einwänden umgehen, steht auf der Seite Widerspruch des Mieters.
Korrekturen ohne Mehraufwand
Wer mit unserem Formular abrechnet, kann seine Angaben 30 Tage lang bis zu zweimal kostenlos ändern, etwa wenn ein Betrag falsch eingetragen war oder eine Rechnung nachkommt. Das Programm rechnet dann alle Mieter neu und liefert neue PDFs. Rechenfehler oder eine fehlende Mindestangabe auf unserer Seite beheben wir kostenlos und erstatten den Preis. Hier geht es zum Formular; für ein Mehrfamilienhaus mit vier bis sechs Wohnungen zahlen Sie 59 €.
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Häufige Fragen
Muss ich dem Mieter einen Fehler zu seinen Lasten melden, den er nicht bemerkt hat?
Haben Sie zu viel berechnet, sollten Sie korrigieren und den Betrag erstatten. Der Mieter kann den Fehler innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang ohnehin rügen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB), und eine freiwillige Korrektur ist für das Verhältnis besser als ein späterer Streit.
Ist eine Abrechnung mit einem falschen Schlüssel formell unwirksam?
In der Regel nicht. Ein falscher, aber angegebener und nachvollziehbarer Schlüssel ist ein inhaltlicher Fehler, der sich korrigieren lässt. Formell unwirksam ist eine Abrechnung, wenn Mindestangaben fehlen und der Mieter sie deshalb nicht nachvollziehen kann.