So sieht die Abrechnung für einen Mieter aus: Anschreiben, Kostenaufstellung, Anlage CO2 und Ausweis nach § 35a EStG. Haus, Namen und Beträge sind erfunden.
Das Haus im Beispiel
Drei Wohnungen mit 60, 80 und 100 m², bewohnt von einer, zwei und drei Personen, alle das ganze Jahr 2025. Geheizt wird mit Erdgas, ein Messdienst rechnet die Heizkosten ab. Die Vermieterin hat acht Kostenarten eingetragen, darunter Grundsteuer, Müll nach Personen, Versicherungen nach Wohnungen und Gartenpflege mit Arbeitskosten.
Was Sie im Muster sehen
Seite 1, das Anschreiben. Briefkopf der Vermieterin, Anschriftfeld passend für Fensterumschläge, das Ergebnis in zwei Sätzen: Kosten 2.347,36 €, Vorauszahlungen 1.800,00 €, Nachzahlung 547,36 €. Darunter Bankverbindung, Zahlungsziel, ein Absatz zu den Veränderungen gegenüber dem Vorjahr und die neue monatliche Vorauszahlung.
Seite 2, die Kostenaufstellung. Für jede Kostenart Gesamtkosten, Schlüssel, Gesamtgröße, Anteil und Betrag. Die Heizkosten sind aus der Einzelabrechnung des Messdienstes übernommen. Darunter die Zeile mit dem Vermieteranteil an den CO2-Kosten, die Summe, die Vorauszahlungen und das Ergebnis.
Seite 3, die Erläuterungen. Jeder verwendete Schlüssel in einem Satz erklärt, der Hinweis auf die Belegeinsicht.
Seite 4, die CO2-Anlage. 7.200 kg CO2 bei 240 m² Wohnfläche ergeben 30,0 kg je m² und Jahr, Stufe 5. Die Vermieterin trägt 40 % der CO2-Kosten, im Erdgeschoss 42,14 €.
Seite 5, der Ausweis nach § 35a EStG. Anteilige Arbeitskosten für Gartenpflege und Schornsteinfeger.
Was die Vermieterin zusätzlich bekommt
Eine Übersicht mit dem Fristdatum 31.12.2026, dem Ergebnis aller drei Mieter, einer Tabelle, die für jede Kostenart zeigt, was auf die Mieter umgelegt wurde und was sie selbst trägt, und einer Versand-Checkliste. Dazu die Anschreiben als Word-Dateien und die vollständige Berechnung als Excel-Datei.
Die Zusatzleistungen im Muster
Für dasselbe Haus gibt es auch die beiden Zusatzleistungen als Muster, jeweils 4,90 € zur Bestellung dazu:
- Zustellpaket ansehen (PDF, 66 KB): eine Seite mit den drei sicheren Zustellwegen und einer Liste zum Abhaken, danach je Mieter eine Empfangsbestätigung zum Unterschreiben und ein Botenprotokoll.
- Kostencheck ansehen (PDF, 56 KB): Im Beispielhaus liegen die Kosten bei 3,35 € je m² und Monat, der Bundesdurchschnitt bei 2,67 €. Wasser und Abwasser stehen mit 208 % ganz oben, weil die örtlichen Gebühren hoch sind. Mit diesem Wissen kann die Vermieterin eine Nachfrage ihrer Mieter ruhig beantworten.
Wie das Muster entstanden ist
Die Daten stammen aus einem unserer Testfälle mit Handrechnung. Für das Erdgeschoss: Grundsteuer 720,00 € × 60 / 240 = 180,00 €, Müll 600,00 € × 365 / 2.190 Personentage = 100,00 €, Versicherungen 1.000,00 € geteilt durch drei Wohnungen, der übrige Cent beim Erdgeschoss, also 333,34 €. So geht es durch alle Kostenarten bis zur Summe von 2.347,36 €.
Festpreis ab 19 € inklusive Umsatzsteuer.