Die Regel
§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB: Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Gesetzestext).
Daraus folgen drei Dinge, die viele Vermieter überraschen:
- Die Abrechnung bleibt Pflicht. Ihr Mieter kann sie verlangen, auch Jahre später innerhalb der Verjährung.
- Ein Guthaben müssen Sie auszahlen, die Frist schützt nur den Mieter.
- Eine Nachzahlung ist nur noch drin, wenn Sie nachweisen, dass Sie die Verspätung nicht verschuldet haben.
Wann eine Verspätung nicht zu vertreten ist
Die Ausnahme ist eng. Gemeint sind Fälle, in denen Sie trotz aller Bemühungen nicht rechtzeitig abrechnen konnten, etwa weil ein Grundsteuerbescheid für das Jahr erst nach Fristablauf erlassen wurde. Dann können Sie die betroffene Position nach Eingang des Bescheids innerhalb einer kurzen Zeit nachfordern. Ob Ihr Fall dazu gehört, ist eine Frage des Einzelfalls; die beantwortet ein Anwalt oder Ihr Eigentümerverein, nicht dieses Werkzeug.
Nicht ausreichend ist nach allgemeiner Auffassung, dass Sie die Abrechnung vergessen haben, die Unterlagen gesucht haben oder der Brief zwar rechtzeitig abgeschickt, aber zu spät angekommen ist. Für die Post gilt: Sie tragen das Risiko des Zugangs.
Rechenbeispiel
Abrechnungsjahr 2024, die Abrechnung geht dem Mieter im Januar 2026 zu. Seine Kosten: 1.420,00 €. Gezahlt hat er 1.200,00 €. Die Nachzahlung von 220,00 € können Sie nicht mehr verlangen. Hat ein zweiter Mieter im Haus Kosten von 980,00 € bei 1.200,00 € Vorauszahlungen, bekommt er 220,00 € zurück.
Was Sie jetzt tun können
Rechnen Sie trotzdem sauber ab. Die Abrechnung zeigt Ihnen und dem Mieter, ob die Vorauszahlungen passen, und ist die Grundlage für eine Anpassung der Vorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB. Wer jetzt zu niedrige Vorauszahlungen weiterlaufen lässt, verliert im nächsten Jahr womöglich wieder Geld.
Unser Formular nimmt auch abgelaufene Zeiträume an. Die Vermieterübersicht zeigt dann rot, dass die Frist vorbei ist, und weist darauf hin, dass Guthaben auszuzahlen sind.
Für das laufende Jahr gilt: Die Abrechnung für 2025 muss bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Mehr dazu auf der Seite Nebenkostenabrechnung Frist.
Häufige Fragen
Kann ich die Nachzahlung mit der Kaution verrechnen, wenn die Frist abgelaufen ist?
Nein. Ist die Nachforderung ausgeschlossen, gibt es auch nichts, womit Sie verrechnen könnten.
Muss ich überhaupt noch abrechnen?
Ja. Der Mieter hat einen Anspruch auf die Abrechnung über seine Vorauszahlungen, unabhängig von der Frist. Ergibt sich ein Guthaben, steht es ihm zu.
Festpreis ab 19 € inklusive Umsatzsteuer.