Was die Heizkostenverordnung verlangt
Bei einer zentralen Heizung muss der Gebäudeeigentümer die Kosten auf Grundlage der Verbrauchserfassung verteilen (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV, Gesetzestext). Von den Heizkosten werden mindestens 50 und höchstens 70 % nach dem erfassten Verbrauch verteilt, der Rest nach Wohnfläche (§ 7 Abs. 1, Gesetzestext). Den Flächenanteil nennt man Grundkosten, er liegt also zwischen 30 und 50 %.
Für Gebäude, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl oder Gas beheizt werden und überwiegend gedämmte Heizungsleitungen haben, sind 70 % nach Verbrauch Pflicht (§ 7 Abs. 1 Satz 2). Wer unsicher ist, wählt 70 % und liegt damit in jedem Fall im erlaubten Rahmen.
Zu den Heizkosten gehören nach § 7 Abs. 2 unter anderem der Brennstoff, der Betriebsstrom, Wartung und Reinigung der Anlage, die Messung nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Miete der Erfassungsgeräte und die Kosten der Abrechnung selbst. Reparaturen gehören nicht dazu.
Die Ausnahme im kleinen Haus
Wohnen Sie selbst in einem Haus mit nicht mehr als zwei Wohnungen, gehen die Vorschriften der Verordnung Ihrem Mietvertrag nicht vor (§ 2 HeizkostenV, Gesetzestext). Dann gilt, was vereinbart ist, zum Beispiel eine Verteilung nach Fläche. Mehr dazu auf der Seite Nebenkostenabrechnung im Zweifamilienhaus.
Rechenbeispiel mit drei Wohnungen
Ein Dreifamilienhaus mit Gas-Zentralheizung, Warmwasser kommt aus Durchlauferhitzern in den Wohnungen. Heizkosten 2025 insgesamt 6.000,00 €. Verteilt wird zu 30 % nach Fläche und zu 70 % nach Verbrauch.
| Wohnung | Fläche | Einheiten Heizkostenverteiler | Grundkosten | Verbrauchskosten | Summe |
|---|---|---|---|---|---|
| Erdgeschoss | 70 m² | 1.200 | 525,00 € | 840,00 € | 1.365,00 € |
| 1. Obergeschoss | 80 m² | 1.800 | 600,00 € | 1.260,00 € | 1.860,00 € |
| Dachgeschoss | 90 m² | 3.000 | 675,00 € | 2.100,00 € | 2.775,00 € |
| Summe | 240 m² | 6.000 | 1.800,00 € | 4.200,00 € | 6.000,00 € |
Rechenweg: 1.800,00 € / 240 m² = 7,50 € je m². 4.200,00 € / 6.000 Einheiten = 0,70 € je Einheit. Für das Erdgeschoss also 70 × 7,50 € + 1.200 × 0,70 € = 1.365,00 €. Hat ein Mieter nur einen Teil des Jahres im Haus gewohnt, braucht es eine Zwischenablesung oder eine Aufteilung nach Gradtagen.
Was ein Fehler kostet
Verteilt der Vermieter im selben Haus alles nach Fläche, darf jeder Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV, Gesetzestext). Das Dachgeschoss müsste dann 6.000,00 € × 90 / 240 = 2.250,00 € tragen und kürzt auf 1.912,50 €. Über alle drei Wohnungen fehlen Ihnen 900,00 €. Der Mieter im Erdgeschoss würde dagegen nach Fläche mehr zahlen, als sein Verbrauch rechtfertigt, und hat damit einen guten Grund, die Abrechnung anzugreifen.
Warmwasser über dieselbe Anlage
Erwärmt die Heizung auch das Wasser, müssen Sie die Kosten zuerst auf Heizung und Warmwasser aufteilen. Die Wärmemenge für das Warmwasser wird mit einem Wärmezähler gemessen. Nur wenn das mit unzumutbarem Aufwand verbunden ist, darf sie nach der Formel in § 9 Abs. 2 HeizkostenV aus der Warmwassermenge geschätzt werden. Die Warmwasserkosten werden dann wieder zu 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt (§ 8 Abs. 1).
Messdienst oder selbst
Ein Messdienst liefert Geräte, Ablesung und eine Einzelabrechnung je Wohnung. Die Kosten dafür sind als Heizkosten umlagefähig. Selbst abrechnen spart diese Gebühr, verlangt aber Sorgfalt: Sie lesen zum Stichtag ab, dokumentieren die Werte und rechnen wie oben. Seit Geräte fernablesbar sein müssen und Mieter monatliche Verbrauchsinformationen bekommen, wird das ohne Dienstleister mühsamer; die Einzelheiten stehen auf der Seite Heizkostenverordnung und Fernablesung.
Bei Gas, Öl oder Fernwärme gehört außerdem die Aufteilung der CO2-Kosten in die Abrechnung, sonst darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 % kürzen. Wie das geht, zeigt die Seite CO2-Kosten aufteilen.
Haben Sie die Verbrauchswerte je Wohnung oder die Beträge aus der Einzelabrechnung Ihres Messdienstes vorliegen, tragen Sie sie ins Formular ein. Das Programm verteilt Grund- und Verbrauchskosten nach Ihrem Prozentsatz, rechnet die CO2-Anlage dazu und liefert je Mieter eine fertige PDF, mit Liefergarantie von 30 Minuten. Heizung und Warmwasser über eine Anlage ohne Messdienst kann die aktuelle Version noch nicht trennen; das Formular sagt Ihnen das vorher.
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Häufige Fragen
Brauche ich für die Heizkostenabrechnung einen Messdienst?
Nein. Die Heizkostenverordnung verlangt eine Verbrauchserfassung und eine Verteilung nach §§ 7 bis 9, sagt aber nicht, wer abliest und rechnet. Die Geräte zur Erfassung müssen Sie trotzdem einbauen, und ab 2027 müssen sie fernablesbar sein (§ 5 HeizkostenV).
Darf ich die Heizkosten einfach nach Quadratmetern verteilen?
Nur in Ausnahmefällen, etwa im Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen (§ 2 HeizkostenV). Sonst darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
Welcher Anteil nach Verbrauch ist der richtige?
Sie wählen zwischen 50 und 70 %. Die meisten Vermieter nehmen 70 %, weil das sparsames Heizen belohnt. Für bestimmte ältere Gebäude mit Öl- oder Gasheizung schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV 70 % vor.