Zwei Wege, Kosten einem Jahr zuzuordnen
Leistungsprinzip. Sie rechnen die Kosten ab, die für den Abrechnungszeitraum angefallen sind, egal wann die Rechnung kam oder bezahlt wurde. Eine Versicherungsprämie von Juli bis Juni teilen Sie zeitanteilig auf zwei Jahre auf.
Abflussprinzip. Sie rechnen alles ab, was im Abrechnungszeitraum bezahlt wurde. Die Prämie, die Sie im Juli 2025 überwiesen haben, steht komplett in der Abrechnung 2025.
Das Abflussprinzip ist einfacher: Kontoauszüge des Jahres nehmen, Betriebskosten heraussuchen, fertig. Das Leistungsprinzip ist genauer, verlangt aber bei jeder Rechnung mit abweichendem Zeitraum eine Aufteilung und manchmal das Warten auf eine Rechnung, die erst im Folgejahr kommt.
Was der BGH sagt
Der Bundesgerichtshof hat 2008 entschieden, dass der Vermieter nicht auf das Leistungsprinzip beschränkt ist. Eine Abrechnung nach dem Abflussprinzip ist grundsätzlich ebenfalls zulässig, weil die Vorschriften der §§ 556 ff. BGB keine bestimmte Methode vorschreiben (BGH, Urteile vom 20.02.2008, VIII ZR 49/07, Entscheidung bei dejure.org, und VIII ZR 27/07, Urteil beim BGH).
Problematisch kann das Abflussprinzip bei einem Mieterwechsel werden. Zieht ein Mieter Mitte des Jahres aus, trägt sein Nachfolger womöglich Kosten, die eigentlich für einen Zeitraum vor seinem Einzug angefallen sind. Je größer der Betrag, desto eher führt das zu Einwänden. Bei großen Einmalbeträgen ist es dann fairer, nach Leistung aufzuteilen. Wie der Mieterwechsel sonst zu behandeln ist, steht auf der Seite Mieterwechsel.
Die Ausnahme: Heizkosten
Für die Heizkosten gilt die Heizkostenverordnung. Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage gehören danach die Kosten der verbrauchten Brennstoffe (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV). Der BGH hat daraus gefolgert, dass Heizkosten nicht nach dem Abflussprinzip abgerechnet werden dürfen; ein Ausgleich über die Kürzung von 15 % nach § 12 HeizkostenV kommt nicht in Betracht (BGH, Urteil vom 01.02.2012, VIII ZR 156/11, Entscheidung bei dejure.org).
Bei Gas und Fernwärme ist das meist unproblematisch, weil der Versorger nach Zählerstand abrechnet. Bei Heizöl, Flüssiggas oder Pellets müssen Sie den Bestand zu Beginn und am Ende des Zeitraums festhalten. Details zum Tank stehen auf der Seite Heizöl in der Nebenkostenabrechnung.
Rechenbeispiel
Ein Zweifamilienhaus, abgerechnet wird das Kalenderjahr 2025.
Gebäudeversicherung. Prämie für Juli 2024 bis Juni 2025: 1.080,00 €, bezahlt im Juli 2024. Prämie für Juli 2025 bis Juni 2026: 1.200,00 €, bezahlt im Juli 2025.
- Leistungsprinzip: 1.080,00 € × 6/12 + 1.200,00 € × 6/12 = 540,00 € + 600,00 € = 1.140,00 €
- Abflussprinzip: 1.200,00 €
Der Unterschied von 60,00 € gleicht sich über die Jahre aus, solange derselbe Mieter in der Wohnung bleibt.
Heizöl. Anfangsbestand am 01.01.2025: 1.200 Liter. Lieferung im November 2025: 2.500 Liter für 2.475,00 €. Endbestand am 31.12.2025: 1.600 Liter. Verbraucht wurden 1.200 + 2.500 − 1.600 = 2.100 Liter. Abgerechnet werden nur diese 2.100 Liter, bewertet mit dem Preis der Lieferungen, aus denen sie stammen. Die 2.475,00 € einfach als Heizkosten 2025 anzusetzen, wäre nach der Rechtsprechung falsch.
Was wir empfehlen
Bleiben Sie bei einem Prinzip und wechseln Sie nicht von Jahr zu Jahr, sonst werden Kosten doppelt oder gar nicht erfasst. Für die meisten privaten Vermieter mit wenigen Wohnungen ist das Abflussprinzip bei den kalten Betriebskosten der praktischere Weg, die Heizkosten laufen immer nach Verbrauch.
Unser Formular fragt je Kostenart den Betrag für den Abrechnungszeitraum ab, so wie Sie ihn ansetzen wollen, und bei Heizöl die Tankstände und Lieferungen. Angaben eintragen, und das Programm verteilt alles tagesgenau auf Ihre Mieter, auch bei Mieterwechsel, mit fertiger PDF je Mieter innerhalb von 30 Minuten.
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Häufige Fragen
Muss ich in der Abrechnung angeben, nach welchem Prinzip ich abrechne?
Eine ausdrückliche Pflicht gibt es dafür nicht. Es hilft aber dem Mieter und Ihnen, wenn bei Rechnungen mit abweichendem Zeitraum erkennbar ist, welcher Betrag warum angesetzt wurde. Spätestens bei der Belegeinsicht fragt der Mieter danach.
Darf ich Heizöl nach dem Kaufdatum abrechnen?
Nein. Der BGH hat entschieden, dass eine Heizkostenabrechnung nach dem Abflussprinzip nicht den Vorgaben der Heizkostenverordnung entspricht (Urteil vom 01.02.2012, VIII ZR 156/11). Maßgeblich ist das im Zeitraum verbrauchte Öl, also Anfangsbestand plus Lieferungen minus Endbestand.