Wer was beweisen muss
Die Abrechnungsfrist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugeht (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB, Gesetzestext). Für den Zugang trägt der Vermieter die Beweislast. Sagt der Mieter, er habe nie etwas bekommen, müssen Sie den Erhalt belegen.
Was ein Fehler kostet, zeigt ein Beispiel: Ein Mieter soll für 2025 nachzahlen, 412,80 €. Sie haben die Abrechnung im Oktober 2026 als einfachen Brief verschickt. Im Februar 2027 erinnern Sie an die Zahlung, der Mieter antwortet, er habe nie etwas erhalten. Die Frist ist am 31.12.2026 abgelaufen. Ohne Nachweis sind die 412,80 € nicht mehr durchsetzbar. Abrechnen und ein Guthaben auszahlen müssten Sie trotzdem (Frist nicht eingehalten).
Welche Nachweise tragen
Übergabe gegen Unterschrift. Der Mieter bestätigt auf einer Kopie des Anschreibens mit Datum, dass er die Abrechnung samt Anlagen erhalten hat. Stärker geht es kaum.
Bote. Eine Person, die nicht Vertragspartei ist, liest das Anschreiben, sieht die Anlagen, steckt sie in den Umschlag, wirft ihn ein und notiert Datum, Uhrzeit und Briefkasten. Sie kann das später als Zeuge bestätigen. Wichtig ist, dass der Bote den Inhalt gesehen hat, sonst beweist er nur einen Umschlag.
Einwurf-Einschreiben. Der Bundesgerichtshof sieht einen Anscheinsbeweis für den Zugang, wenn der Einlieferungsbeleg und eine Reproduktion des Auslieferungsbelegs vorliegen, auf dem der Zusteller den Einwurf mit Datum und Unterschrift bestätigt hat (BGH, Urteil vom 11.05.2023, V ZR 203/22, Entscheidung bei dejure.org). Fordern Sie den Auslieferungsbeleg zeitnah nach der Zustellung an und legen Sie ihn zu Ihren Unterlagen. Was im Umschlag war, belegt das Einschreiben nicht; heben Sie eine Kopie mit Datum auf.
E-Mail. Die Form reicht, der Nachweis meist nicht. Eine Antwort des Mieters, in der er auf die Abrechnung eingeht, ist der beste Beleg. Mehr dazu auf der Seite Form, Unterschrift und E-Mail.
Weitere Wege und einen Zeitplan für den Dezember finden Sie auf der Seite Zustellung und Nachweis.
Die Frist läuft noch: sofort erneut zustellen
Meldet der Mieter vor Fristende, er habe nichts erhalten, streiten Sie nicht darüber. Stellen Sie die Abrechnung unverzüglich noch einmal zu, diesmal auf einem der Wege mit Nachweis. Für die Frist zählt dann der neue Zugang. Schreiben Sie in das neue Anschreiben einen kurzen Satz, etwa: „Wie besprochen erhalten Sie die Betriebskostenabrechnung 2025 vom 12.05.2026 erneut.“ So bleibt klar, dass es dieselbe Abrechnung ist.
Ist das Fristende schon nah, ist die Übergabe oder der Bote die bessere Wahl als die Post. Ein Einschreiben, das am 30. Dezember eingeliefert wird, kommt womöglich erst im neuen Jahr an.
Die Frist ist abgelaufen
Dann kommt es auf Ihre Unterlagen an. Sammeln Sie alles: Kopie der Abrechnung, Versandnotizen, Einlieferungs- und Auslieferungsbeleg, Name des Boten, Nachrichten des Mieters, in denen er die Abrechnung erwähnt. Auch eine Zahlung des Mieters auf die alte Abrechnung oder eine Rückfrage zu einzelnen Positionen spricht für den Zugang. Ob das reicht, entscheidet im Streitfall das Gericht.
Zustellung gleich mit einplanen
Wer jedes Jahr dieselbe Diskussion vermeiden will, plant den Nachweis von Anfang an ein. Bestellen Sie zur Abrechnung das Zustellpaket für 4,90 € dazu: Sie bekommen je Mieter eine Empfangsbestätigung zum Unterschreiben bei der Übergabe und ein Botenprotokoll, in das der Bote Inhalt, Datum, Uhrzeit und Briefkasten einträgt. Die Abrechnung selbst kommt als fertige PDF je Mieter, mit dem Fristdatum oben in Ihrer Übersicht.
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Häufige Fragen
Reicht der Einlieferungsbeleg der Post als Beweis?
Beim Einwurf-Einschreiben nicht allein. Der BGH lässt einen Anscheinsbeweis zu, wenn neben dem Einlieferungsbeleg der Auslieferungsbeleg des Zustellers vorgelegt wird; der Sendungsstatus aus dem Internet genügt nicht (Urteil vom 11.05.2023, V ZR 203/22). Beim einfachen Brief beweist der Beleg über die Aufgabe nichts über den Zugang.
Muss ich auch ein Guthaben nachweisbar zustellen?
Für ein Guthaben spielt die Frist keine Rolle, denn sie schließt nur Nachforderungen aus. Ein Nachweis ist trotzdem sinnvoll, weil mit dem Zugang auch die zwölfmonatige Einwendungsfrist des Mieters beginnt.